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君伦专栏|合同中的“送达条款”有多重要?

发布日期:2017-08-22信息来源: 君伦律师事务所

引  言

2017年7月19日,最高人民法院印发《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》(法发〔2017〕19号),意见第八条第一款规定,当事人拒绝确认送达地址或以拒绝应诉、拒接电话、避而不见送达人员、搬离原住所等躲避、规避送达,人民法院不能或无法要求其确认送达地址的,可以以当事人在诉讼所涉及的合同、往来函件中明确约定的地址为送达地址。

在此前,最高院于2016年9月13日也已出台了《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》(法发〔2016〕21号),第三条规定,若当事人在纠纷发生前约定了送达地址,法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。

以上两文件的出台,明确规定了合同约定地址可作为诉讼文书的送达地址,规范了诉讼法律文件约定送达的效力,也为合同签署时通知和送达条款的约定提供了指引。

一、为什么送达条款如此重要?

君伦律师在实际审查合同的过程中,经常发现合同中没有约定明确的送达条款,有的合同甚至只有签约双方的名称,没有地址、电话、传真、联系人等基本信息。但是,看似在合同中并不起眼的送达条款引起的纠纷却越来越多。那么,为什么送达条款如此重要?以笔者的执业经验总结认为,主要有以下几方面原因:

1.合同注明地址并不当然为有效送达地址。

合同中对签约方地址的注明并不当然为送达条款。如果合同中没有对该地址进行特别说明,那么合同签约方能否依据该地址向其他签约方进行有效送达仍可能存在争议。一方面,合同的签约方存在变动地址而未及时通知其他签约方的可能性;另一方面,即使依该地址进行送达也不能完全避免商业信函、诉讼文书被对方拒收、退回从而造成无效送达的可能。

2.完备的送达条款有利于合同各方有效地履行通知义务。

一个完备的送达条款一般包括送达信息、送达方式、送达不能的界定及其法律后果等。合同中约定送达条款并不仅仅是为了方便签约各方互相发送通知而写明签约方的地址、邮箱等送达信息,送达条款的目的是在便于发送通知的基础上,进一步确保该通知的发送是有效的送达,避免纠纷发生时因送达存在瑕疵而被认定为未及时、有效送达而承担不利后果。

3.完备的送达条款有利于节省诉讼成本。

如果在合同中明确将送达地址约定为法律文书的送达地址,则一旦合同履行发生争议提起诉讼的,可以直接依据约定地址直接送达法律文书,避免因无法直接送达而不得不采用公告送达的情况,这极大地降低了当事人的诉讼时间成本(如果采取公告送达,一个诉讼程序一般至少需要起诉状、判决书两次公告,每次公告对于境内主体为2个月、对于境外主体为6个月),有利于案件的迅速推进。

因此,合同中设置完善有效的送达条款显得尤为重要。

二、如何设置完善有效的送达条款?

设置完善有效的送达条款,至少应当考虑到以下几个方面:

1.送达信息

送达信息主要包括:主体名称、联系地址、传真号码、指定联系人、联系人联系电话、电子邮件等。

具体而言,主体名称应当与该签约主体的名称一致,若实际填具第三方主体名称的,则应当辅以相应的关联关系证明以及授权委托文件;联系地址并非简单地照抄注册地址,尤其是在注册地址与实际经营地址不一致的情况下,应当填写实际经营地址;虽然适用范围越来越小,但目前仍客观存在部分单位、业务以传真方式往来文件,对此类合同,建议明确具体传真号码;指定联系人建议填写今后合同履行的直接负责人、对接人,其联系电话应完整填写手机以及办公电话;电子邮件应尽量以企业邮箱为准。

2.送达方式

通常的送达方式主要包括:邮寄送达(含快递以及信件)、专人当面送达、电子送达等。如约定送达方式中含有电子送达,则应明确约定关于电子送达的方式和方法,并明确约定电子送达产生与书面送达同等效力。电子送达方式一般包括:邮件、传真、微信等。在某一些具体合同义务中,建议明确排斥电子送达,如建设工程合同中结算资料、委托设计中的设计图纸等,若适用电子送达,可能无法达到送达的法律效果。

3.法律后果

送达条款约定中,必须明确告知当事人就其提供送达信息的有效性、真实性负责,并告知当事人,其他签约方或者人民法院按照其提交的送达信息和送达方式进行送达的,即使送达不成,亦具有推定送达的法律后果。这是送达条款约定的核心条款。

为确保当事人明确知晓何为“送达不成”,应列举常见的送达不成情形,如表述为 :“包括但不限于收件人身份不明、无人签收、地址不详、地址搬迁、长期未自取、数据电文被退回、拒收等”。

同时,对“送达不成”的不利后果也应当明示。即若通过合同约定送达方式及送达信息送达不成,则以文书退回之日或交邮后第X日视为送达。

4.变更送达信息

自然人、法人、其他组织均有可能在较长的合同履行期间和诉讼期间内变更住所地或者相关送达信息,故而明确约定当事人应当向相对方和法院及时告知变更后的送达信息是不可或缺的。

对于送达信息变更可以这样进行约定:如果当事人经合同确认的送达信息发生变更,应在3日内及时通知其他当事人,其他当事人实际收到变更通知前作出的送达仍有效。为保证合同履行的效果,建议收到变更通知一方应就变更已发生至收到变更通知书期间发生的送达,根据变更后的送达信息再进行一次送达。

5.适用范围

送达条款约定中,应当明确合同中的送达信息持续适用于合同履行期间,以及一旦发生争议进入民事诉讼后的一审、二审、再审和执行程序。这一条款,一方面为法院提供了送达条款约定适用于审判、执行全过程的明确依据,另一方面也强化了法律后果告知条款的作用。

同时,应当约定送达条款效力独立于合同其他条款效力。

以下是送达条款表述实例,供大家参考

1.本合同项下任何一方向其他当事人发出的通知、信件、数据电文等,应当发送至本合同约定的地址、联系人和通信终端。一方当事人变更名称、地址、联系人或通信终端的,应当在变更后的3日内书面通知其他当事人,其他当事人实际收到变更通知前的送达仍为有效送达,电子送达与书面送达具有同等法律效力。

合同签约方送达信息如下:

甲方联系人:×××,联系电话:×××-××××××,联系地址:××省××市××区/县××路××号,邮编:××××××。甲方(同意不同意)接受电子文件送达,电子终端信息如下:移动电话:1×××××××××,传真:×××-××××××,微信号:×××××××××,电子邮箱:×××@×××.com。


备注:合同存在多方当事人或者担保人、其他利害关系人的,送达条款的约定、签署应当适用于全部当事人。合同每个当事人均参照上述方式列明送达信息,每个当事人单列一款。

合同当事人已经在首部(签署页)列明前述信息的,可以简写为“同首部(签署页)联系信息”。

2.任何一方当事人向其他当事人所发出的信件,需依据本合同约定的送达信息发出,信件交邮后若因收件人身份不明、无人签收、收件人拒收、地址不详、地址搬迁、长期未自取等非发件人过错原因造成的无法送达,则以文书退回之日或信件交邮后的第7日视为送达;

发出的短信/传真/微信/电子邮件,自前述电子文件内容在发送方正确填写地址且未被系统退回的情况下,视为进入对方数据电文接收系统,即视为送达。若送达日为非工作日, 则视为在下一工作日送达。

  3.本合同约定的地址、联系人及电子通信终端等送达信息亦为双方工作联系往来、法律文书及争议解决时人民法院的法律文书送达地址,人民法院的诉讼文书(含裁判文书)向合同任何一方当事人的上述地址或工商登记公示地址(居民身份证登记地址)送达的,视为有效送达。当事人对电子通信终端的联系送达适用于争议解决时的送达。

4.合同送达条款与争议解决条款均为独立条款,不受合同整体或其他条款的效力的影响。

  对于比较简单的合同,如果不希望约定太过于复杂的送达条款,则至少可以在合同中约定:

本合同首部/签署页当事人联系方式和联系信息适用于双方往来联系、书面文件送达及争议解决时法律文书送达。因首部/签署页联系方式和联系信息错误或单方变更后未及时书面通知而无法送达的自交邮后第7日视为送达。

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